INTRODUCCION ADMINPAQ

CONSIDERACIONES PREVIAS AL USO DE ADMINPAQ.

 

Secuencia de Actividades:

1.- Alta de empresa.

2.-Personalizando la empresa:

-Definir Nombres (listas de precios, gastos sobre compra, descuentos, impuestos y retenciones de acuerdo al giro, tamaño, necesidades y obligaciones fiscales de la empresa).

- Clasificaciones. (Clientes, proveedores, vendedores, productos, almacenes).

-Períodos y ejercicios.

3.-Configurando la empresa

-Decimales

-Mascarillas.

-Almacenes

-Costos

-Impuestos y retenciones.

-Folios y conceptos.

4.- Catálogos. (Almacenes, Agentes, Productos, Servicios, clientes, proveedores, cajas registradoras).

5.- Interfaz  (el tema no aplica para este curso)

6.- Iniciando captura de información.

-Apertura de saldos de clientes

-Apertura de saldos de proveedores.

-Inventario inicial.

7.- Respaldo y restauración.

8.- Capturando operaciones comerciales.

- Movimientos de compras.

            Temas:

            Ordenes de compra

            Consignación del proveedor

            Consignar órdenes de compra

Devolución de consignación

Compras

Comprar órdenes de compra

Comprar consignación del proveedor

Realizar pagos o anticipos sobre compra

Saldar compra con abono al proveedor

Devoluciones sobre compra

Saldar documentos de proveedores con devoluciones sobre compra

 

                                                                           Se convierte

Orden de compra

Compras

Consignación

 

                                     Se convierte                                        Se convierte

 

 

- Movimientos de ventas.

            Temas:

Cotizaciones

Pedidos

Remisiones

Facturas

Pedir cotizaciones

Remisionar cotizaciones

Facturar cotizaciones

Remisionar pedidos

Facturar pedidos

Facturar remisiones

Devolución de remisiones

Devoluciones sobre ventas

Pagar factura

Saldar documentos

Documentar deuda.

                                                                                                                           Se convierte

Cotización

Factura

Pedido

Remisión

 

 

                      Se convierte                                            Se convierte                                          Se convierte                                

 

                                               Se convierte

 

                                                       Se convierte

 

- Movimientos de cuentas por cobrar.

                Temas:

Cargos a cuenta por cobrar

Abonos a cuentas por cobrar

 

- Movimientos de cuentas por pagar.

Temas:

Cargos a cuenta por pagar

Abonos a cuentas por pagar

 

-Punto de venta.

 

14.- Reportes.

 

                                  

 

A tener en cuenta:

Clasificaciones: se refiere a agrupar de acuerdo a ciertas características o familias por ejemplo una clasificación para mercancías podría ser: latería, lácteos, frutas y verduras, etc.

Utilice el catálogo de clasificaciones en cualquiera de los siguientes casos:

- Cuando requiera identificar tipos de cliente, proveedores, productos, almacenes, agentes en su empresa.

- Cuando requiera información específica de algún tipo.

- Cuando requiera identificar transacciones comerciales según algún criterio por zona, por ubicación geográfica, etc.

Ejemplo: (para cada rubro se pueden crear hasta 6 clasificaciones, ver como ejemplo en la tabla las 4 clasificaciones para productos).

 

CLASIFICACIONES			ELEMENTOS
CLASIF. PARA	NUMERO	DESCRIPCION	ABREVIATURA	DESCRIPCION
CLIENTES	1	VENTA	ME	MENUDEO
			MM	MEDIO MAYOREO
PRODUCTOS	1	LACTEOS	LE	LECHE
			CR	CREMA
			QU	QUESO
			YO	YOGURT
	2	LATERIA	CH	CHAMPIÑONES
			ZA	ZANAHORIA
			CC	CHICHAROS
			PI	PIÑA
			DU	DURAZNO
			LC	LECHE CONDENSADA
			LE	LECHE EVAPORADA
	3	HARINAS	PS	PASTA PARA SOPA
			SI	SOPA INSTANTANEA
			HT	HARINA TRIGO
			HM	HARINA MAIZ
			HH	HARINA HOT CAKES
	4	LIMPIEZA	CL	CLORO
			FB	FABULOSO
			PI	PINOL
			QC	QUITA COCHAMBRE
			JB	JABON BAÑO
			JT	JABON TRASTES
PROVEEDORES	1	MERCANCIA	LA	LACTEOS
			LT	LATERIA
			LI	LIMPIEZA
			HA	HARINAS
ALMACENES	1	ZONA	CE	CENTRO
AGENTES	1	RUTA	SA	SAN ANTONIO
			SJ	SAN JUAN
			JO	SAN JOSE
			CE	CENTRO

 

Períodos y ejercicios: un ejercicio está formado por 12 períodos mensuales, o bien 6 períodos bimestrales, o  4 períodos trimestrales, etc.

 

Códigos: Se componen de segmentos que a su vez integran letras, números o letras y números. En AdminPAQ los segmentos se indican y separan por un guión (-).

 

Mascarillas: Es la herramienta mediante la cual especificamos en AdminPAQ el formato que tendrán los códigos para clientes, proveedores…..

En la especificación usar:

 1        para alineación de derecha a izquierda.

0         para alineación de izquierda a derecha.

I o i     para indicar letras de  la A a la Z.

0 o 9   para indicar números del 0 al 9

L o l    para indicar letras y números mezclados.                                             

PR-TOR267-01

 

Por ejemplo, si yo quiero que el código de los productos sea algo así:

Entonces la mascarilla para indicar el formato de productos es:. . .  . . .  0ii-LLLLLL-99

Ejercicio:

En la siguiente tabla se muestran unos códigos de cliente ejemplo que son utilizados en algunas empresas. Capture en la columna derecha la mascarilla que le corresponde.

Código ejemplo	Alineación	Mascarilla
104-ACD-9876	Derecha a Izquierda
1-1-4-A100	De izquierda a derecha
230-333-AA-26	Derecha a Izquierda

 

Conceptos: Se refiere a crear un nuevo concepto (documento) a partir de otro ya existente. Es decir, que Adminpaq tiene algunos formatos ya hechos para algunos documentos, y que de ser necesario ud. Puede crear nuevos conceptos (documentos) utilizando esas plantillas.

 

- Apertura de saldos de clientes, -apertura de saldos a proveedores, - inventario inicial: consiste en registrar en Adminpaq el saldo que tienen en la empresa  clientes, proveedores, productos a la fecha  en que se inicia  el uso del programa AdminPAQ.

 

Respaldar: Es una copia de la información de la empresa, en otra dirección diferente a la ubicación actual de los archivos.

 

Restaurar: Es el proceso inverso de respaldar. Al restaurar un respaldo, estará copiando la información guardada previamente en un dispositivo a la carpeta actual de archivos de las empresas.

Con los respaldos de información podrá prevenir pérdidas de información de manera que siempre se tenga la seguridad de que se cuenta con un respaldo.

Algunas de sus ventajas son:

-Podrá contar con la información de sus empresas en otro directorio o dispositivo asegurándole así que el riesgo de perder información es mínima.

-La forma de realizar un respaldo o restaurarlo es muy sencilla.

- El respaldo tiene opciones que le pueden ayudar en el ahorro de discos (en caso de utilizarlos), o al ahorro de espacio en caso de respaldar en disco duro, pues cuenta con la opción de compactar el respaldo.

-El respaldo de información guarda absolutamente toda la información de la empresa desde configuración, catálogos y movimientos, permitiendo así, restaurarlo en cualquier otra empresa, incluso en otra máquina y tener toda la información actualizada.

 

En la captura de operaciones comerciales es común especificar detalles de movimientos como son características, unidades de medida y peso, serie, pedimento y lote.

Además:

-          Referencias, observaciones y campos extra. (ayuda a tener un mejor control)

-          Datos y dirección de envío. (diferente o no al domicilio fiscal).

-          Condiciones de crédito.  (descuento por ponto pago, intereses moratorios que ya fueron capturados en el catálogo de clientes pero que aquí puede modificar/establecer).

-          Movimientos detallados. (reporte a detalle: cuentas, descuentos, productos, características).

-          Gastos sobre compras. (que tuviera que hacer para recibir mercancía comprada).

 

Busqueda de productos: Durante la captura de documentos de inventario, compras, ventas presionar “F6” dentro del campo “código” y al teclear una letra “X” enlistará los productos que inician con esa letra.

 

Punto de Venta:

El módulo Punto de Venta de AdminPAQ le permite trabajar con AdminPAQ también en la atención y venta directa a sus clientes, de forma que genere las Notas de Venta o Facturas en una o más cajas, directamente en su negocio; y no sólo en el área administrativa.

El módulo Punto de Venta enriquece a AdminPAQ, ya que le permite utilizar la versión red para todo su negocio, contando con AdminPAQ en las cajas de atención al cliente, y utilizándolo también el personal administrativo, que llevará el control de las cuentas por cobrar y por pagar, el inventario en almacén y la obtención de información para la toma de decisiones.

 

Tome en cuenta que este módulo es independiente del resto, y puede utilizarlo o no, dependiendo de las necesidades de su negocio. Si su almacén no cuenta con un área de atención y venta directa al cliente, es probable que no requiera de un Punto de Venta, pero si su negocio atiende de forma directa al cliente, o bien, ya cuenta por lo menos con una caja, entonces éste módulo le será de gran utilidad.

El siguiente diagrama muestra la forma en que se desarrolla el trabajo en el módulo Punto de Venta.

 

 

 

ANIMO TU PUEDES CON ESTO Y MÁS